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L’organizzazione dei viaggi di gruppo non è mai facile.
Mettere d’accordo amici e famiglia è difficile, così come è difficile scegliere la città migliore, scegliere le guide adatte o trovare anche soltanto le persone giuste.
Questi non sono compiti semplici come ce li raccontiamo. Diamo il benvenuto al tema del giorno: che scelte ci si può trovare ad affrontare quando si provano a mettere in piedi dei viaggi organizzati di gruppo in Italia

Attività come Meeters, in fondo, servono proprio a questo: noi ci impegniamo nel mettere in piedi viaggi di gruppo o viaggi in generale dove far incontrare persone.
Chi si iscrive a Meeters può anche approfittare di alcuni vantaggi a chi apprezza il nostro supporto in questa attività.

Se qualcuno vuole però organizzare il suo viaggio di gruppo, con i suoi amici e la sua compagnia, fare tutto quanto in completa autonomia è possibile.
Non c’è un reale bisogno di appoggiarsi alle agenzie a (patto di sapere cosa si vuole fare); le meraviglie da visitare in Italia sono tantissime e l’interesse che si può avere per un viaggio di gruppo dipende molto dagli itinerari che si propongono.

Quelli desiderosi di fare una bella vacanza in Sardegna, ad esempio, potrebbero non essere interessati ad un viaggio di 8 giorni tra le più importanti destinazioni culturali della nostra penisola.

Armiamoci di pazienza, quindi, e cerchiamo di mettere nero su bianco quelle che sono le informazioni indispensabili da sapere prima di organizzare un viaggio di gruppo autonomia.

Condividere le informazioni del viaggio è molto importante

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Per poter organizzare un viaggio di gruppo degno di questo nome è necessario condividere le informazioni.
Che lo si faccia poi con il proprio partner o che si cerchi di stabilire una collaborazione efficace con gli altri partecipanti ha importanza relativa.

Al giorno d’oggi, fortunatamente, esistono una pletora di strumenti diversi che si possono utilizzare per semplificare questo processo. I gruppi dovrebbero poter accedere contemporaneamente alle informazioni attraverso un archivio in cloud come quello offerto da Google Drive, così da condividere l’itinerario, la mappa, i biglietti di viaggio e qualsiasi altro documento potenzialmente necessario.

L’utilizzo di questo sistema (o di Dropbox, di Microsoft OneDrive e affini) è molto utile anche semplicemente per avere sempre sotto mano qualsiasi cosa durante il viaggio; in questa maniera si possono mettere da parte le scartoffie contenute nelle iconiche cartelline.

Anche le guide cartacee, se esistenti in formato .PDF, si possono inserire all’interno dell’archivio condiviso così da risultare accessibili per tutti i partecipanti al viaggio. Sfruttando saggiamente questo genere di strumenti si può far passare alla storia, una volta per tutte, le email con cui negli ultimi dieci anni ci si scambiava informazioni di questo genere.

Ragionare sulle destinazioni

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Quando si cercano di organizzare i viaggi di gruppo la prima cosa che bisogna fare è cercare di capire dove andare.

Come abbiamo già detto in Italia abbiamo il grande e interessante vantaggio di avere praticamente infinite destinazioni possibili in grado di accontentare persone anche molto diverse tra loro.

È importante cercare di conoscere l’interesse della maggioranza delle persone, per cercare di applicare un po’ di scrematura quando si sta ragionando sulla possibile destinazione di un viaggio organizzato.

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Bisogna comunque ragionare un po’ sul come fare.
Il viaggio che si sta organizzando cerca di soddisfare gli appassionati di natura o quelli di città? È un viaggio adatto ad una regione “selvaggia” come la Sardegna o è un viaggio che si adatta meglio ad una regione più addomesticata come la Toscana? Meglio andare in Campania, in Puglia o in una città dal respiro europeo come Milano?

Anche gli spostamenti vanno tenuti in considerazione quando parliamo di viaggi organizzati.
Il modo migliore per spostarsi con un tour di gruppo è sfruttare in maniera intelligente i pullman. Il vantaggio principale di questo tipo di mezzo è la loro capacità di raggiungere, in maniera comoda e umana, tutte le più importanti destinazioni presenti nel territorio italiano. Molte agenzie inoltre, affittano dei pullman con autisti anche per destinazioni particolari, in grado di accontentare un particolare tipo di cliente.

La scelta delle destinazioni, inoltre, determina anche gli orari di partenza e arrivo, che potrebbero essere un dato importante da sapere per alcune tipologie di clienti.

Ricordarsi degli sconti per comitive

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La maggioranza delle attività presenti sull’territorio dell’Italia, che ci si trovi alle isole Eolie, presso la Maddalena, in Sardegna o sulla Costiera Amalfitana (qui qualche indicazione su questa splendida zona), possiedono scontistiche esclusive per le comitive di persone. Le mete più turistiche, infatti, per cercare di capitalizzare quanto più possibile su chi viene a visitare i loro luoghi abbassano leggermente il prezzo per pernotti, pranzi, cene o attività in base al quantitativo di persone che si porta con una volta sola.

Utilizzando internet quando si studia l’Itinerario si può valutare quali sono le attività migliori da integrare in un viaggio organizzato.
Una volta trovate basta semplicemente iniziare a richiedere telefonicamente dei preventivi, così da limare qualche euro quà e là.

In questa maniera si riesce a costruire un itinerario a misura di tutti i portafogli. Il contenimento dei costi ha un altro vantaggio: permette di andare a guadagnare l’interesse di quelli che in origine, si reputavano come indecisi.

Analizzare i partecipanti

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Al mondo non siamo tutti uguali ed facendo due viaggi di gruppo non capiteranno quasi mai due gruppi perfettamente identici.

Questo significa che, quando ci si getta a capofitto nei viaggi di gruppo organizzati, una cosa importantissima da fare.
Per cercare di rendere l’esperienza memorabile è quella di cercare di tenere a mente i desideri e le caratteristiche dei viaggiatori.

Questo serve moltissimo a poter comprendere le esigenze di tutti in termini di pasti, per fare un esempio molto terra terra: celiaci ed allergici ringrazieranno moltissimo questi casi.

Discorso simile si può fare per le preferenze negli alloggi: i più anziani preferiranno alloggiare al piano terra, altri invece preferiranno stanze con particolari assetti nel bagno; quando si fanno i viaggi organizzati c’è bisogno di tenere a mente un quantitativo davvero molto importante di dati.

Fare attenzione alle dinamiche del gruppo.

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L’ultimo passo, forse il più importante in assoluto in questi contesti, è quello di fare attenzione alle dinamiche di gruppo. 

Le persone presenti all’interno del gruppo si conoscono già?
Sono famiglie che hanno già viaggiato insieme?
Ci sono partecipanti che provengono da generazioni molto diverse tra loro?

Bisogna anche ricordarsi un altro elemento interessante: ogni partecipante può assurgere al compito di micro-leader.

La personalità di ognuno permette ad alcuni di emergere in maniera naturale rispetto agli altri. Per questo motivo è super importante, in qualità di organizzatori, cercare di conoscere i partecipanti.

In questa maniera, con battute ed un po’ di savoir-faire è possibile anche smorzare gli attriti tra le persone.

È comunque bene sapere che, in caso di partecipanti troppo variegati tra loro, non è detto che si riesca ad accontentare le esigenze di chiunque. Le esigenze, infatti, variano da gruppo a gruppo e sono strettamente collegate all’età dei partecipanti. Con un po’ di pazienza, in ogni caso, è possibile migliorare anche questo aspetto.

Conclusioni

Adesso che sei arrivato al termine di questo articolo conosci tutte le informazioni pratiche più interessanti relative al mondo dei viaggi di gruppo organizzati.

Per valutare le proposte di personalizzazione che vengono fatte dai vari partecipanti è sicuramente necessario un certo sforzo ma.
Tolto questo piccolo problemino il resto è effettivamente alla portata anche degli inesperti, prenotazione dei pullman compresi.

È tempo di andare alla ricerca dei migliori itinerari quando si mettono in piedi i viaggi organizzati di gruppo in Italia